A assembleia de condomínio virtual ganhou força em 2020, com a pandemia do coronavírus. Especialistas em gestão condominial apontam muitos benefícios do modelo e garantem que ele chegou para ficar.  

A Lei Federal nº 14.010, de 10 de junho de 2020, em seu artigo 12, autorizou a realização de assembleia de condomínio virtual e a votação dos temas por canais online. A maior vantagem é que o sistema vem possibilitando um aumento da participação dos condôminos nas decisões. Outro benefício é trazer maior transparência para prestações de contas e temas de interesse dos moradores. 

A Lello, maior administradora de condomínios do Brasil, desenvolveu um sistema online para a realização de assembleia de condomínio virtual e viu a participação média dos moradores dobrar, passando de 30% para 60%. Em menos de um ano, a administradora já realizou mais de 3.500 assembleias com a presença de cerca de 150 mil condôminos, alguns inclusive conectados a partir de outros países.

Porém, para garantir a efetividade e a produtividade, é preciso fazer adaptações na forma de realizar os encontros e ter atenção ao cumprimento de todas as normas. Listamos a seguir quatro pontos que devem ser observados para que a assembleia de condomínio virtual tenha sucesso.

1)    Inove no modelo de assembleia de condomínio virtual

Levar para o mundo virtual o mesmo modelo de uma reunião de condomínio presencial pode não ser efetivo. Afinal, se os encontros presenciais já costumam ser demorados, a assembleia virtual de condomínio acaba se tornando ainda mais longa com o aumento da participação.

“Isso não é produtivo. Se nas assembleias presenciais já é comum termos pessoas que tumultuam e monopolizam o debate, isso fica ainda pior com mais gente e via internet”, afirma Marcelo Alves, síndico profissional desde 1994. 

Um dos condomínios do qual ele é síndico tem cerca de 800 unidades e mais de 3 mil moradores. A participação nas reuniões presenciais era de no máximo 10% dos apartamentos. Com a implantação da assembleia de condomínio virtual, o índice chegou a quase 50%.

Alves explica que, quando precisou migrar para o ambiente online, realizou algumas pesquisas e entendeu que o modelo mais efetivo era deixar os temas em votação durante alguns dias. Todos os materiais relacionados aos temas do edital são disponibilizados em uma plataforma e a votação também é online. “Eu recomendo sempre que possível deixar a assembleia aberta em um fim de semana ou feriado. Tenho observado uma participação alta em dias em que os moradores não trabalham.”

Os condôminos podem tirar dúvidas e as respostas a uma questão podem ser compartilhadas pelo síndico com os demais moradores quando se trata de uma dúvida pertinente e cujo esclarecimento possa ser relevante aos demais. Eventualmente, são gravados vídeos de abertura e fechamento da assembleia. Quando há necessidade, é agendada uma reunião online de curta duração.

“Em uma assembleia para eleição de síndico, os candidatos deixaram vídeos de até 10 minutos gravados. Fizemos também uma reunião que durou pouco mais de meia hora em que cada um pode apresentar suas principais propostas e tirar eventuais dúvidas”, explica.

2)    Use uma plataforma simples e amigável

A dificuldade de alguns moradores, especialmente dos mais idosos, com o uso das tecnologias foi motivo de resistência em um primeiro momento à assembleia de condomínio virtual. Porém, a adoção de plataformas simples e sistemas já utilizados pelos moradores para outros fins foi importante para reverter essa impressão. 

Muitos condomínios optaram pelo acesso por meio do site que já era utilizado para baixar os boletos de pagamentos. No caso dos vídeos, a grande maioria adotou plataformas utilizadas em larga escala desde o início da pandemia, como Zoom ou Google Meet.

O sistema precisa garantir o controle da participação dos moradores, que devem usar uma senha de acesso específica de cada unidade para realizar as votações. 

3)    Defina bem a pauta e disponibilize materiais de apoio

Antes da realização da assembleia, é divulgado o edital com a lista de temas que devem ser votados. Para garantir a compreensão geral da pauta, é necessário apresentar os temas de forma clara e detalhada. Aportar documentos e materiais de apoio complementares também ajuda reduzir as dúvidas.

Marcelo Alves defende que dedicar tempo e esforço a essa etapa preparatória contribui para que surjam menos questionamentos. “Em uma assembleia, podem ser incluídos muitos temas e com várias alternativas de escolha em cada um deles”, afirma. 

Ele destaca que o custo de realização de uma assembleia de condomínio virtual é praticamente zero. Portanto, é possível realizar muitas dessas reuniões, ampliando a participação dos moradores e dando mais respaldo ao síndico.

4)    Cumpra as exigências da legislação e da convenção do condomínio

Virtual não é sinônimo de informal. Fazer uma assembleia online exige o cumprimento da lei e da convenção do condomínio da mesma forma que em uma reunião presencial. Caso isso não aconteça, o condomínio pode não conseguir realizar o registro da ata da assembleia.

Com isso, é fundamental cumprir os prazos de convocação e apresentação dos documentos. Como já mencionado anteriormente, o sistema virtual também precisa garantir a presença dos condôminos por meio de senha.

Um ponto de atenção é a nomeação do presidente da mesa, que precisa acontecer com antecedência. Portanto, é necessário incentivar a inscrição prévia. Caso ninguém se apresente, deve ser observada a convenção para analisar se o síndico pode assumir essa função. Caso não seja possível, vale incentivar um morador a se inscrever. 

Gestão transparente e compartilhada

A assembleia é o sistema que garante a participação dos moradores nas decisões que afetam o dia a dia no condomínio. A realização de assembleia de condomínio virtual vem facilitando a implementação de melhorias e modernizações.

Realizar as assembleias está entre as muitas as atribuições do síndico. Esse profissional precisa se organizar para não se perder entre todas as atividades que estão sob sua responsabilidade. Com o objetivo de ajudar nessa organização, preparamos um infográfico exclusivo com o Checklist do Síndico Antenado, que reúne dicas de leituras, sugestões de cursos, informações sobre gestão de funcionários e fornecedores e também ações relacionadas a infraestrutura e segurança.  Baixe agora o material gratuito e controle melhor suas tarefas do dia a dia.