O síndico que deseja ser bem-sucedido na administração do condomínio não tem outra opção senão fazer uma gestão transparente, afinal, há muito dinheiro envolvido. Para isso, é preciso dedicar atenção especial à prestação de contas e à comunicação.

O engenheiro civil Eduardo Zangari, diretor institucional da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), entende que a transparência na gestão de condomínios é aquela que respeita todos os limites legais e que transmite confiança aos moradores. Uma transparência no sentido amplo, e não apenas na prestação de contas.

“A gestão deve aproximar o condômino para que ele se sinta incluído e participando da tomada de decisão. Convocar assembleia é muito saudável e também uma proteção para o síndico na administração do condomínio. É uma forma de promover consultas em busca de melhores soluções e manter o engajamento da massa condominial.”

Uma gestão do condomínio transparente é uma forma de o próprio síndico se blindar contra problemas. Para isso, é importante conhecer as implicações jurídicas dessa função.

LEIA TAMBÉM: Síndico: implicações jurídicas na gestão de condomínios

Administração do condomínio: licitação traz transparência ao processo de compras

Quando o assunto é processo de compras e contratação de terceiros, Rosely Schwartz, professora do Curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional da FECAP-SP, orienta os síndicos a sempre promoverem licitação com pelo menos três empresas a partir de escopo definido por um especialista na área em questão. “É uma maneira de mostrar imparcialidade na escolha.”

Manter os documentos referentes à licitação e às contratações na pasta mensal de prestação de contas também é uma prática recomendada na administração de condomínios. É uma forma de permitir que todos acessem os documentos sem dar espaço à desconfiança. Para minimizar riscos, a cautela é sempre importante em processos de contratação, e consiste em buscar referências no mercado, levantar dados cadastrais, pesquisar denúncias, processos trabalhistas e registros em órgãos de defesa do consumidor (Procon, Reclame Aqui).

Revisão de contratos: primeira ação ao assumir cargo de síndico

Para Marcelo Alves, que é síndico profissional há 25 anos e, atualmente, responsável por três mil apartamentos nos condomínios que administra em São Paulo, é fundamental que o síndico, ao assumir o cargo, faça uma revisão de todos os contratos, não apenas para se situar, checando vigências, renovações e multas, por exemplo, mas também para marcar as ações relativas à gestão anterior e seu momento de entrada.

Quanto ao demonstrativo mensal, Alves acredita que o síndico pode contribuir opinando em relação ao formato e às maneiras de deixar o material mais didático. Para ele, esse documento não deve trazer a o verbete “despesas gerais”, por exemplo. “É muito vago e pode dar a impressão de que se está tentando ocultar alguma informação.”

LEIA TAMBÉM: Checklist do síndico antenado

Comunicação: peça-chave na administração do condomínio

A comunicação é uma ferramenta essencial quando falamos em transparência. Quanto mais informações disponíveis, menos dúvidas e riscos de boatos circulando. É fundamental que todos os moradores conheçam o endereço de e-mail do síndico e que ele ofereça atendimento presencial pelo menos uma vez por semana.  Além disso, a tecnologia também figura como ótima aliada quando o tema é administração do condomínio.

E engana-se quem pensa que a criação de grupo de WhatsApp seja uma boa ideia para essa finalidade. “Ele amplia os problemas em vez de trazer solução. Gera muitos conflitos e mal-entendidos, porque todos falam ao mesmo tempo, sem um ordenamento. Traz mais discórdia do que alinhamento”, explica Zangari, da AABIC.

O síndico profissional Marcelo Alves produz atas semanais das reuniões que realiza com o conselho e envia digitalmente a todos os moradores por meio de uma funcionalidade específica do site do condomínio. “Dessa maneira, consigo reduzir ao máximo o problema da falta de acesso à informação. Quando os temas são levados à assembleia, o envolvimento é maior, o que facilita a implementação dos projetos. Foi assim que consegui reduzir inúmeras despesas.”

Os aplicativos, sites e softwares desenvolvidos especificamente para administração do condomínio têm melhor reputação. Eles apresentam funcionalidades específicas, como acesso às regras do edifício, a comunicados e à agenda de reserva de áreas comuns. Emissão de boletos mensais, acompanhamento de dados financeiros e de fundos de obras específicos também costumam fazer parte do menu.

A professora Rosely Schwartz lembra que, em época de obras, essas ferramentas têm grande valor porque permitem o acompanhamento em tempo real dos avanços, inclusive por meio de fotos, além de possibilitarem a consulta do orçamento aprovado e de gastos já realizados.

Métrica dos resultados

Rosely aponta ainda a importância de a transparência vir acompanhada de métricas que indiquem resultados. Por exemplo, apresentar um ‘antes’ e ‘depois’ de uma determinada ação mostrando como isso reduziu custos ou aumentou o interesse e a frequência dos moradores em um determinado espaço do prédio”.

LEIA TAMBÉM: Gás GLP no condomínio: síndicos apontam diferenciais da Ultragaz

Comunicação é uma das habilidades necessárias para que o síndico consiga sucesso no exercício do papel. Quer conhecer as várias atribuições da função? Clique no banner e baixe gratuitamente o infográfico "Checklist do síndico antenado".